Obstacole in fata planificarii eficiente



answear.ro

 

In organizatii exista un numar de obstacole in calea planificarii eficace. Daca aceste obstacole sunt depasite, planificarea poate aduce mari beneficii managerilor. Pe de alta parte, planificarea slaba poate avea efecte negative asupra productivitatii. Este importanta descrierea celor mai des intalnite obstacole si identificarea catorva metode prin care acestea pot fi depasite.

De ce esueaza planurile

K. Ringbakk a identificat zece motive principale pentru care organizatiile pot esua in incercarea lor de a planifica. Ringbakk a observat 286 de companii americane si europene prin utilizarea de chestionare care acopereau cele mai importante aspecte ale practicii planificarii; alte 65 de companii au participat la interviuri pe aceeasi tema.

Rezultatele sugereaza ca planificarea esueaza de obicei din cauza erorilor de percepere si/sau comunicare cu privire la scopurile planificarii si din cauza problemelor intampinate in faza de implementare. Concret, Ringbakk a identificat un numar de 10 factori cu rol de inhibitori pentru planificarea eficienta:

  1. Planificarea nu este integrata in sistemul global de management.
  2. Unele aspecte ale procesului formal de planificare nu sunt deplin intelese de catre manageri.
  3. Managerii de la toate nivelele manageriale nu au fost implicati in mod potrivit in activitatile de planificare.
  4. Responsabilitatea principala pentru planificare a fost acordata unui singur departament.
  5. Se considera ca planurile pe termen lung nu pot fi schimbate.
  6. In demararea procesului de planificare au fost alese sisteme mai scumpe sau mai complexe decat era nevoie.
  7. Conducerea nu a reusit sa actioneze in conformitate cu planurile intocmite.
  8. Previziunile si proiectarea bugetului au fost confundate cu planificarea.
  9. Au fost folosite date nepotrivite in procesul de proiectare.
  10. Managerii nu au reusit sa priveasca planul in ansamblu si s-au pierdut in detalii.

Intr-un alt studiu, Steiner si Schollhammer au observat ca cele mai des intalnite motive pentru care un plan poate esua sunt: neconstientizarea importantei sistemelor de planificare in randul conducerii si esecul in enuntarea obiectivelor in temeni clari si operationali. 

Planificarea implica schimbarea, iar implementarea si managementul schimbarii reprezinta dimensiuni importante ale muncii unui manager. Multe dintre problemele identificate de Ringbakk cuprind in enunt sugerarea modalitatii prin care pot fi depasite. Iata cateva sugestii de depasire a obstacolelor intalnite in procesul de planificare:

  • Accentuarea importantei articularii unei viziuni asupra planificarii. Sunt de ajutor pentru aceasta orientarea catre rezultat si comunicarea deschisa.
  • Trebuie explicata in permanenta importanta pe care o au planificarea si metodele de planificare. Acest lucru poate fi facut fie formal, prin programe de instruire, fie informal, prin revizuirea de catre manageri a planurilor subalternilor.
  • Modificarea proceselor organizationale de planificare in asa fel incat sa raspunda nevoilor de implementare. Este necesara implicarea in procesul de planificare a acelor manageri care vor fi responsabili pentru etapele de implementare si control.
  • Implicarea managerilor si a subalternilor lor in procesul de planificare, iar nu apelarea la specialisti, deoarece cel mai bine pot intocmi planuri cei direct implicati in problemele la care se refera.
  • Programarea de revizuiri periodice ale planurilor. Evaluarea si revizuirea trebuie facute cel putin anual si trebuie sa faca parte din etapa de control a planificarii.
  • Demararea unor procese de planificare simple, la care pot fi adaugate ulterior alte informatii.
  • Comunicarea planurilor organizatiei tuturor managerilor interesati. Acest lucru poate fi facut in scris, lucru ce permite si discutarea problemelor in cadrul sedintelor.
  • In timpul procesului de planificare, previziunea si stabilirea bugetului trebuie privite ca instrumente utile, care permit stabilirea premiselor de la care se pleaca in planificare si, respectiv, implementarea si controlul planului.
  • Identificarea informatiilor care sunt necesare pentru asigurarea eficientei planificarii si delegarea indivizilor sau unitatilor responsabili cu culegerea acestor informatii.
  • Retinerea obiectivelor finale ale planificarii si evitarea pierderii in detalii.
  • Planificarea este una dintre functiile esentiale ale managementului si eventualele probleme o pot face mai putin eficienta, daca managerii nu reusesc sa ia masurile necesare pentru a-i creste utilitatea.

 

Fragmente din Management – DE LA TEORIE LA PRACTICA – P. Marinescu, V. Cornescu

 

dyfashion.ro

Lasa un comentariu